Appearance
Czym jest workflow w Sembocie
Spis treści:
- Workflow jako sekwencja akcji uruchamiana przez trigger
- Różnica między workflow a zadaniem
- Kiedy warto zautomatyzować, kiedy nie
Workflow jako sekwencja akcji uruchamiana przez trigger
Workflow to zestaw kroków, które Sembot wykonuje automatycznie — bez udziału człowieka — zawsze gdy zajdzie określony warunek (tzw. trigger).
Wyobraź sobie instrukcję obsługi dla systemu:
„Kiedy [coś się wydarzy] → sprawdź [te dane] → jeśli [warunek] → wykonaj [akcję]"
Przykład z życia:
„Każdego poniedziałku o 9:00 → pobierz dane o koszcie kliknięcia z Google Ads → jeśli CPC wzrósł o ponad 20% → utwórz zadanie dla specjalisty ds. kampanii z opisem problemu"
W Sembocie taki scenariusz konfiguruje się raz, a potem działa samodzielnie — tydzień po tygodniu, bez żadnej interwencji.
Schemat działania każdego workflow'u:
[TRIGGER] → [POBIERZ DANE] → [WARUNEK] → [AKCJA]| Element | Co robi | Przykład |
|---|---|---|
| Trigger | Uruchamia cały workflow | Co poniedziałek o 9:00 |
| Pobierz dane | Sięga do źródła danych | Metryki kampanii z Google Ads |
| Warunek | Sprawdza, czy coś jest prawdą | CPC > 5 zł |
| Akcja | Wykonuje działanie | Tworzy zadanie dla zespołu |
Dostępne triggery (co może uruchomić workflow):
- Harmonogram — workflow uruchamia się o określonej porze: co godzinę, codziennie, co tydzień, co miesiąc. Można wybrać konkretne dni i godziny, strefę czasową oraz datę zakończenia.
- Webhook — zewnętrzny system wysyła sygnał do Sembota (np. platforma e-commerce informuje o zmianie ceny). Sembot reaguje natychmiast po otrzymaniu sygnału.
- Zadanie (Task Job) — workflow uruchamia się, gdy ktoś ręcznie uruchamia pracę AI w ramach istniejącego zadania.
Dostępne akcje (co workflow może zrobić):
- Utwórz zadanie — workflow sam tworzy zadanie w Sembocie: z tytułem, opisem, przypisaną osobą, terminem i priorytetem.
- Wyślij żądanie HTTP — workflow komunikuje się z zewnętrznym systemem (np. CRM, Slack, własne API).
- Dodaj komentarz do zadania — workflow dopisuje informację do istniejącego zadania, np. aktualny stan kampanii.
📸 [SCREEN: widok edytora workflow w Sembocie — lista kroków, panel triggerów, panel akcji]
Różnica między workflow a zadaniem
W Sembocie działają dwa odrębne pojęcia, które łatwo pomylić:
| Workflow | Zadanie (Task) | |
|---|---|---|
| Kto wykonuje? | System automatycznie | Człowiek |
| Kiedy działa? | Gdy zajdzie trigger | Gdy ktoś je wykona |
| Wymaga uwagi? | Nie (po skonfigurowaniu) | Tak |
| Przykład | Automatyczne pobranie danych i alert | Optymalizacja kampanii przez specjalistę |
| Efekt | Dane, komentarz, nowe zadanie | Zmiana, decyzja, działanie |
Workflow i zadania współpracują ze sobą: workflow może automatycznie tworzyć zadania dla ludzi. Oznacza to, że system monitoruje kampanie non-stop i dopiero wtedy, gdy wykryje problem, „przydziela pracę" odpowiedniej osobie.
📸 [SCREEN: widok zadania utworzonego automatycznie przez workflow — widoczny komentarz systemowy z informacją o źródle]
Kiedy warto zautomatyzować, kiedy nie
Warto zautomatyzować, gdy:
- Czynność jest powtarzalna — robisz to samo co tydzień, co miesiąc
- Źródłem jest liczba lub dane — decyzja opiera się na prostym warunku (np. „jeśli wynik poniżej X")
- Czas reakcji ma znaczenie — np. alert o przekroczeniu budżetu powinien dotrzeć natychmiast, nie raz w tygodniu na spotkaniu
- Człowiek jest potrzebny dopiero po zebraniu danych — system może przygotować grunt, a specjalista tylko podejmuje decyzję
Lepiej nie automatyzować, gdy:
- Wymagana jest ocena kontekstu — np. „czy ta kampania ma sens strategicznie" to pytanie dla człowieka, nie algorytmu
- Dane są niewystarczające lub niepewne — zautomatyzowana akcja na złych danych może wyrządzić więcej szkody niż brak akcji
- Proces jest wyjątkowy — jeśli coś zdarza się raz na rok i zawsze inaczej, konfiguracja workflow może zabrać więcej czasu niż oszczędzi
- Ryzyko błędu jest wysokie — np. automatyczne wysyłanie wiadomości do klientów bez weryfikacji
Zasada praktyczna: Jeśli potrafisz opisać ten proces jako „zawsze gdy X, zrób Y", prawdopodobnie można go zautomatyzować. Jeśli wymaga zdania „to zależy" — lepiej zostawić człowiekowi.
📸 [SCREEN: lista workflow'ów w panelu Sembot — nazwa, trigger, ostatnie uruchomienie, status aktywny/nieaktywny]